Como fazer planilha de controle de chaves para imobiliárias
Você controla bem as chaves dos imóveis da sua carteira? Descubra como corretores modernos fazem o controle de chaves e como isso influencia na sua gestão de locações.
💡 Principais conclusões
- Controle de chaves é uma forma visual de saber quem está com a chave de cada imóvel sob sua responsabilidade.
- A forma como você lida com as chaves diz muito sobre como você lida com a sua gestão como um todo.
- Dá para seguir o caminho do controle de chaves planilha manual ou implementar um sistema, de qualquer forma, o importante é definir um processo e seguir ele à risca.
E aí, meu corretor! Já teve alguma vez que você recebeu um inquilino bom, que passou na análise de ficha e tá empolgadíssimo para visitar um imóvel, mas ninguém sabe onde tá a bendita chave?
Você fica com aquela cara de paisagem esperando algum sinal divino, a visita atrasa, o locatário desanima e pode até perder o negócio.
Pois é, esse drama do controle de chaves é mais comum do que parece. E muito mais perigoso também.
Porque não é só sobre perder uma visita. É sobre perder a confiança do locador, o inquilino e a reputação.
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Para controlar as chaves dos imóveis da sua imobiliária, você pode usar uma planilha com campos como nome do corretor, data de retirada e devolução, imóvel relacionado e assinatura. Com isso, evita perdas, atrasos em visitas e aumenta a confiança do locador.
Nesse artigo, vamos falar sobre como o controle de chaves impacta diretamente a gestão da sua locação, por que esse é um problema que muita imobiliária subestima e como organizar tudo isso.
Bora lá?
O que é controle de chaves e por que ele é tão importante?
Controle de chaves é exatamente o que parece. Uma forma visual de saber quem está com a chave de cada imóvel sob sua responsabilidade.
Parece simples, né? Mas não se engane.
Se você administra 5 imóveis, tudo bem. Agora 30, 50, 100 chaves diferentes a situação fica bem mais delicada.
O controle de chaves não é só organização, é segurança jurídica e profissionalismo. Ele garante:
- Que o imóvel só será acessado com autorização;
- Que visitas serão feitas com hora marcada;
- Que a experiência do cliente seja fluida e confiável;
- Que o proprietário tenha confiança total na sua imobiliária.
Mesmo sendo uma etapa “básica”, a forma como você lida com as chaves diz muito sobre como você lida com a sua gestão como um todo.
E se o básico tá bagunçado… o proprietário já entendeu que o resto também vai dar dor de cabeça.
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Por que o controle de chaves virou uma dor de cabeça nas imobiliárias?
O controle de chaves virou uma das maiores dores operacionais das imobiliárias porque envolve gente e responsabilidade demais.
As chaves entram e saem da imobiliária o tempo todo, e qualquer falha nesse vai e vem pode gerar um problemão.
Olha só os problemas mais comuns:
- Chaves sumidas ou esquecidas: o corretor pegou, não registrou, foi visitar outro imóvel e a chave ficou no porta-luvas. Ninguém sabe quem tá com o quê, quando pegou e se devolveu.
- Painel físico desorganizado: quando você precisa de lupa, fé e sorte pra encontrar uma única chave no meio de um monte de etiquetas rabiscadas.
- Atraso em visita por causa de chave inacessível: o cliente se frustra e, às vezes, fecha com o concorrente que tinha a chave em mãos.
- Responsabilidade mal definida: e se a chave sumir? Quem paga o chaveiro? E se alguém usar a chave fora do agendado? O locador não vai gostar nada dessa desorganização.
No fim das contas, a não saber como organizar as chaves dos imóveis vira um festival de estresse, retrabalho e até perda de receita.
Como criar uma planilha de controle de chaves para imobiliária simples, e que funciona
Se você ainda não tem um sistema de controle de chaves para imobiliária, relaxa. Dá para começar com um modelo controle de chaves Excel simples, mas funcional. O segredo é ter um processo e seguir ele à risca. Vamos ao passo a passo:
1. Tenha um local fixo para armazenar as chaves
Nada de chave jogada na gaveta ou pendurada em qualquer lugar. Use um painel com identificação, de preferência com chaves numeradas e etiquetadas com código ou nome do imóvel.
2. Crie um livro ou planilha de controle
Toda retirada e devolução precisa ser registrada. Pode ser num caderno, planilha de Excel ou até um formulário impresso.
Inclua os seguintes campos:
- Nome do corretor ou responsável
- Imóvel relacionado
- Data e hora de retirada
- Assinatura de quem retirou
- Data e hora de devolução
- Assinatura de quem recebeu
3. Defina regras claras
Estabeleça como organizar as chaves dos imóveis, prazos máximos para devolução e o que acontece em caso de perda da chave. Quanto mais profissional o processo, menor o risco de desvios.
4. Use notificações simples
Não tem sistema? Use o bom e velho WhatsApp para lembrar os corretores que estão com chave pendente. Pode até criar um grupo só para isso que fica mais fácil.
5. Revise o controle toda semana
Reserve um momento fixo da semana para conferir se todas as chaves estão no lugar. Prevenção evita confusão.
Mesmo com um controle de chaves simples como esse, o mais importante é ter controle real sobre o vai e vem das chaves.
O mais importante? Não deixar a bagunça tomar conta.
Qual o melhor caminho para o controle de chaves?
Na prática, a maioria das imobiliárias começa o controle de chaves de forma totalmente manual. E não tem nada de errado nisso.
O famoso quadro de chaves com etiquetas coloridas, a planilha de controle de chaves e aquele caderninho de anotações ainda funcionam para quem está dando os primeiros passos. Mas conforme a carteira de imóveis cresce, os riscos crescem junto.
Controle de chaves manual:
- Funcionam quando a equipe é pequena.
- Zero custo inicial.
- Dependem 100% da disciplina de quem registra.
- Alto risco de perda, confusão e retrabalho.
Sistema de controle de chaves:
- Registro automatizado de retiradas e devoluções.
- Histórico completo de movimentações.
- Alertas sobre chaves que não foram devolvidas.
- Integração com agendamentos de visitas.
Mas atenção! Um sistema de controle de chaves não é a mesma coisa que um sistema de gestão de locação.
E é aí que entra a necessidade de um sistema de gestão de locação de verdade.
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Controle de chaves é só o começo: sua gestão de locações precisa de mais
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Dúvidas frequentes sobre controle de chaves
Qual a melhor forma de fazer controle de chaves em imobiliária?
A mais simples é com planilha ou caderno, registrando retirada e devolução. Mas o ideal é um sistema automatizado.
O que deve ter em uma planilha de controle de chaves?
Nome do responsável, imóvel relacionado, datas e horários de retirada e devolução, assinatura e observações.
É obrigatório fazer controle de chaves por escrito?
Não é obrigatório por lei, mas é essencial para evitar extravios, conflitos e prejuízos.
Qual o risco de não controlar as chaves corretamente?
Além de atrasar visitas, você pode perder a confiança do proprietário, ter custos com chaveiro ou até enfrentar processos por uso indevido.
Existe sistema de controle de chaves gratuito?
Sim, alguns ERPs imobiliários oferecem essa função junto ao agendamento de visitas.
Se a chave some, o locador some logo em seguida
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Sobre a Alude
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Zé Fagotti é redator na Alude. Especializado em redação criativa pela Redhook School e apaixonado por empoderar profissionais através do conhecimento prático. Com mais de 10 anos de experiência na web, Zé já produziu diversos blogs, programas de rádio, TV, colunas de revistas e agora demonstra essa paixão escrevendo artigos que ajudam a Alude na missão de descomplicar mercado imobiliário para corretores, imobiliárias e administradores de imóveis. Ele domina a arte de traduzir leis complexas em linguagem simples e acessível, além de trazer estratégias imobiliárias e dicas de gestão de aluguel, transformando o conhecimento em uma ferramenta poderosa para o sucesso dos seus leitores. Nas horas vagas o Zé não desgruda do seu filho Inácio e se você não encontrar ele escrevendo ou com o bebê, provavelmente ele deve estar no tatame treinando karatê.
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